TO-BE: целевые процессы работы системы RetailFlow
Описание
TO-BE процессы описывают, как должна работать система RetailFlow после внедрения.
В отличие от текущего AS-IS процесса, где передача смены выполняется вручную через бумажные журналы, устные договорённости и неструктурированные записи, целевая модель предполагает работу в единой цифровой системе.
В системе RetailFlow фиксируются задачи смены, статусы выполнения, комментарии, проблемы, фотоотчёты, передача смены, подтверждение смены и действия руководителя.
В рамках проекта выделены три целевых процесса:
– процесс передачи смены;
– процесс выполнения задач;
– процесс контроля директором.
Участники процессов
– сотрудник магазина;
– новый сотрудник, принимающий смену;
– старший смены;
– директор / руководитель;
– система RetailFlow.
1. Процесс передачи смены TO-BE
Описание процесса
Процесс передачи смены начинается с входа сотрудника в систему. После авторизации сотрудник открывает форму передачи смены и получает список задач на текущую смену.
Далее сотрудник заполняет отчёт по смене: отмечает выполненные и невыполненные задачи, добавляет комментарии и прикрепляет фотоотчёты. После заполнения система проверяет обязательные данные.
Если обязательные данные заполнены корректно, сотрудник подтверждает передачу смены. Если данные заполнены не полностью, система возвращает форму на доработку, и сотрудник дополняет недостающую информацию.
После успешного заполнения отчёта смена отправляется следующему сотруднику. Система формирует уведомление о передаче смены. Далее старший смены проверяет отчёт и принимает решение: принять смену или отправить её на доработку.
Если отчёт принят, процесс завершается принятием смены. Если отчёт содержит ошибки или неполные данные, он отправляется на доработку.
Последовательность процесса
Вход в систему
↓
Открытие формы передачи смены
↓
Получение списка задач на текущую смену
↓
Заполнение отчёта: отметка задач, комментарии, фото
↓
Проверка обязательных данных
Если данные заполнены корректно:
Подтверждение передачи смены
↓
Отправка смены
↓
Уведомление следующему сотруднику
↓
Проверка отчёта старшим смены
Если старший смены принимает отчёт:
Принятие смены
Если старший смены не принимает отчёт:
Отправка на доработку
Если обязательные данные не заполнены:
Возврат формы незаполненных данных
↓
Доработка отчёта
Что автоматизирует система
Система RetailFlow автоматизирует:
– открытие формы передачи смены;
– отображение актуальных задач смены;
– проверку обязательных данных;
– сохранение отчёта по смене;
– отправку уведомления следующему сотруднику;
– передачу отчёта на проверку старшему смены;
– фиксацию статуса смены: принята или отправлена на доработку.
Точки контроля
– отчёт не может быть отправлен без обязательных данных;
– все задачи смены должны иметь статус;
– комментарии и фотоотчёты сохраняются в системе;
– старший смены подтверждает корректность передачи;
– если данные неполные, смена возвращается на доработку.
2. Процесс выполнения задач TO-BE
Описание процесса
Процесс выполнения задач начинается, когда новый сотрудник открывает список задач новой смены.
Система показывает актуальный список задач, которые необходимо выполнить. Далее выполняется проверка: есть ли невыполненные задачи.
Если невыполненные задачи есть, сотрудник выполняет задачу, отмечает её статус и прикрепляет фото. После этого система проверяет, возникла ли проблема.
Если проблема возникла, сотрудник фиксирует её в системе. Если проблемы нет, процесс переходит к сдаче смены.
Если невыполненных задач нет, сотрудник также переходит к сдаче смены.
Последовательность процесса
Новый сотрудник открывает список задач новой смены
↓
Система отображает актуальный список задач
↓
Проверка: есть ли невыполненные задачи?
Если невыполненные задачи есть:
Сотрудник выполняет задачу
↓
Отмечает статус и прикрепляет фото
↓
Проверка: возникла проблема?
Если проблема возникла:
Фиксирует проблему
Если проблемы нет:
Сдача смены
Если невыполненных задач нет:
Сдача смены
Что автоматизирует система
Система RetailFlow автоматизирует:
– отображение актуального списка задач;
– фиксацию статуса задачи;
– прикрепление фотоотчёта;
– фиксацию проблем;
– переход к сдаче смены после выполнения задач.
Точки контроля
– сотрудник видит только актуальные задачи своей смены;
– каждая задача получает статус;
– выполненная задача может подтверждаться фото;
– проблема фиксируется отдельно и не теряется;
– невыполненные задачи остаются в системе и могут быть переданы следующей смене.
3. Процесс контроля директором TO-BE
Описание процесса
Процесс контроля директором начинается с открытия панели мониторинга.
Директор видит список смен, статусы задач, проблемные ситуации и фотоотчёты. Далее он выбирает конкретную смену для проверки. Система показывает детали смены: выполненные и невыполненные задачи, комментарии, проблемы и приложенные фото.
После просмотра директор принимает решение. Если необходимо, он оставляет комментарий. После этого директор подтверждает смену, а система сохраняет принятое решение.
На основе сохранённых данных формируется отчёт.
Последовательность процесса
Открытие панели мониторинга
↓
Просмотр списка смен, статусов задач, проблем и фотоотчётов
↓
Выбор смены
↓
Просмотр деталей смены
↓
Действие директора
Если директору нужно оставить комментарий:
Оставляет комментарий
↓
Подтверждает смену
Если комментарий не требуется:
Подтверждает смену
Далее общий поток:
Сохранение решения
↓
Формирование отчёта
Что автоматизирует система
Система RetailFlow автоматизирует:
– отображение панели мониторинга;
– вывод списка смен;
– отображение статусов задач;
– отображение проблем и фотоотчётов;
– просмотр деталей смены;
– сохранение решения директора;
– формирование отчёта.
Точки контроля
– директор видит актуальные данные по сменам;
– проблемные задачи отображаются отдельно;
– комментарии директора сохраняются;
– решение по смене фиксируется в системе;
– отчёт формируется на основе сохранённых данных.
Диаграммы
Процесс передачи смены TO-BE
Процесс выполнения задач TO-BE
Процесс контроля директором TO-BE
Улучшения по сравнению с AS-IS
– передача смены выполняется в цифровом виде;
– задачи отображаются в единой системе;
– сотрудник видит актуальный список задач;
– каждая задача получает статус;
– появляется возможность прикреплять фотоотчёты;
– проблемы фиксируются отдельно и не теряются;
– старший смены может принять смену или вернуть её на доработку;
– директор видит смены, статусы задач, проблемы и фотоотчёты;
– решения директора сохраняются в системе;
– отчётность формируется на основе сохранённых данных;
– снижается риск потери информации между сменами;
– повышается прозрачность ответственности сотрудников.