Техническое задание системы RetailFlow

1. Общие сведения о системе

1.1 Наименование системы

RetailFlow — информационная система для автоматизации передачи смен и контроля выполнения задач в розничной торговле.

1.2 Назначение системы

Система предназначена для цифровизации процессов передачи смен, фиксации задач, контроля выполнения работ и формирования отчетности в розничных магазинах.

RetailFlow позволяет сотрудникам магазина работать с задачами смены, старшему смены контролировать выполнение работ, а руководителю получать актуальную информацию о состоянии смен, задач и проблемных ситуаций.

1.3 Тип системы

Веб-приложение с поддержкой работы через современные браузеры на ПК и планшетах.

1.4 Пользователи системы

Основные пользователи системы:

– сотрудник магазина;

– старший смены;

– руководитель / директор;

– администратор системы.

2. Цели и задачи разработки

2.1 Цель разработки

Цель разработки — создать цифровую систему, которая заменит ручную передачу смен и бумажные журналы на структурированный процесс в едином информационном пространстве.

Система должна повысить прозрачность работы сотрудников, снизить риск потери информации между сменами и упростить контроль выполнения задач.

2.2 Задачи разработки

Для достижения цели необходимо реализовать:

– авторизацию пользователей;

– разграничение прав доступа по ролям;

– просмотр задач текущей смены;

– изменение статусов задач;

– фиксацию комментариев и проблем;

– загрузку фотоотчётов;

– цифровую передачу смены;

– подтверждение передачи смены старшим смены;

– панель мониторинга для руководителя;

– просмотр истории смен;

– формирование отчетов за выбранный период;

– хранение данных в централизованной базе.

3. Роли пользователей

3.1 Сотрудник магазина

Сотрудник магазина выполняет задачи в рамках своей смены, фиксирует выполнение операций, добавляет комментарии и передаёт смену следующему сотруднику.

3.2 Старший смены

Старший смены контролирует выполнение задач, проверяет записи о сменах, подтверждает корректность передачи смены и фиксирует замечания.

3.3 Руководитель / директор

Руководитель получает доступ к мониторингу смен, задач, проблемных ситуаций и отчетности. На основе данных системы он принимает управленческие решения.

3.4 Администратор системы

Администратор управляет пользователями, ролями, магазинами, справочниками задач и настройками системы.

4. Функциональные требования

4.1 Требования к авторизации

Система должна обеспечивать:

– вход пользователя по логину и паролю;

– проверку учетных данных;

– определение роли пользователя;

– открытие функций в соответствии с ролью;

– запрет доступа к функциям, не соответствующим роли пользователя.

4.2 Требования к сотруднику магазина

Система должна позволять сотруднику:

– просматривать задачи текущей смены;

– открывать карточку задачи;

– видеть описание, срок и приоритет задачи;

– менять статус задачи;

– отмечать задачу как выполненную;

– добавлять комментарии;

– фиксировать проблему;

– прикреплять фотоотчёт;

– просматривать информацию от предыдущей смены;

– заполнять форму передачи смены;

– отправлять смену на подтверждение.

4.3 Требования к старшему смены

Система должна позволять старшему смены:

– просматривать активные и завершённые смены;

– видеть задачи сотрудников;

– контролировать статусы задач;

– просматривать комментарии и фотоотчёты;

– подтверждать выполнение задач;

– возвращать задачу на доработку;

– подтверждать передачу смены;

– фиксировать замечания по смене;

– видеть проблемные задачи.

4.4 Требования к руководителю

Система должна позволять руководителю:

– открывать панель мониторинга;

– просматривать текущие и завершённые смены;

– видеть выполненные, невыполненные и проблемные задачи;

– просматривать фотоотчёты;

– просматривать комментарии сотрудников и старших смены;

– фильтровать данные по дате, смене, сотруднику и статусу задачи;

– формировать отчёты за день, неделю или месяц;

– анализировать повторяющиеся проблемы;

– сохранять результаты проверки.

4.5 Требования к администратору

Система должна позволять администратору:

– создавать пользователей;

– редактировать данные пользователей;

– деактивировать пользователей;

– назначать роли;

– управлять магазинами;

– управлять справочником задач;

– настраивать шаблоны смен;

– поддерживать актуальность справочных данных.

5. Нефункциональные требования

5.1 Удобство использования

Интерфейс должен быть понятным для сотрудников магазина и не требовать длительного обучения.

Основные действия должны выполняться за минимальное количество шагов.

5.2 Доступность

Система должна быть доступна в течение рабочего времени магазина и поддерживать работу через современные браузеры.

5.3 Производительность

Основные страницы системы должны открываться без заметной задержки. Изменение статуса задачи и сохранение передачи смены должны выполняться быстро.

5.4 Безопасность

Система должна обеспечивать авторизацию пользователей, разграничение прав доступа и защиту данных от несанкционированного изменения.

5.5 Надёжность

Данные о задачах, сменах, комментариях и фотоотчётах должны сохраняться без потери. При сбое пользователь должен понимать, какие данные были сохранены.

5.6 Масштабируемость

Система должна позволять добавлять новых пользователей, магазины, роли, типы задач и отчеты без полной переработки структуры.

6. Требования к данным

Система должна хранить следующие данные:

– пользователи;

– роли;

– смены;

– задачи;

– статусы задач;

– комментарии;

– фотоотчёты;

– записи передачи смен;

– проверки руководителя;

– история изменений.

7. Требования к интерфейсу

7.1 Панель сотрудника

Панель сотрудника должна содержать:

– список задач текущей смены;

– карточку задачи;

– форму изменения статуса;

– поле для комментария;

– загрузку фотоотчёта;

– форму передачи смены;

– просмотр информации от предыдущей смены.

7.2 Панель старшего смены

Панель старшего смены должна содержать:

– список активных смен;

– список задач сотрудников;

– статусы задач;

– проблемные задачи;

– комментарии и фотоотчёты;

– кнопку подтверждения смены;

– возможность вернуть задачу на доработку.

7.3 Панель руководителя

Панель руководителя должна содержать:

– мониторинг смен;

– список выполненных и невыполненных задач;

– проблемные задачи;

– фильтры по периоду, сотруднику и статусу;

– просмотр фотоотчётов;

– формирование отчетов;

– просмотр истории смен.

7.4 Панель администратора

Панель администратора должна содержать:

– управление пользователями;

– управление ролями;

– управление магазинами;

– управление справочником задач;

– управление шаблонами смен.

8. Ограничения и зависимости

Ограничения проекта:

– система разрабатывается как веб-приложение;

– мобильное приложение не входит в первую версию;

– интеграция с внешними ERP-системами не входит в MVP;

– корректность отчетности зависит от полноты данных, внесённых пользователями;

– загрузка фотоотчётов зависит от доступности устройства и интернет-соединения.

9. Приоритеты реализации

Высокий приоритет

– авторизация пользователей;

– разграничение прав доступа;

– просмотр задач на смену;

– изменение статуса задачи;

– передача смены;

– подтверждение смены старшим смены;

– хранение истории смен;

– панель руководителя для просмотра смен и задач.

Средний приоритет

– фотоотчёты;

– комментарии к задачам;

– фильтры по сменам и сотрудникам;

– отчеты за период;

– уведомления о проблемных задачах.

Низкий приоритет

– расширенная аналитика;

– экспорт отчетов;

– гибкая настройка шаблонов задач;

– интеграция с внешними системами.

10. Ожидаемый результат

В результате разработки должна быть создана система RetailFlow, которая позволяет:

– передавать смены в цифровом виде;

– фиксировать задачи и их статусы;

– сохранять комментарии и фотоотчёты;

– контролировать выполнение задач;

– хранить историю смен;

– формировать отчетность;

– повышать прозрачность работы сотрудников магазина.