Функциональные требования системы RetailFlow

Описание

Данный документ содержит функциональные требования к системе RetailFlow.

Функциональные требования описывают, какие действия пользователи должны выполнять в системе и какие возможности должна предоставлять система для автоматизации передачи смен, фиксации задач и контроля выполнения работ.

Роли пользователей

В системе выделены основные роли:

– сотрудник магазина;

– старший смены;

– руководитель / директор;

– администратор системы.

Требования к сотруднику магазина

Сотрудник магазина использует систему во время своей смены для просмотра задач, фиксации выполнения работ и передачи информации следующей смене.

Система должна предоставлять сотруднику следующие возможности:

– авторизоваться в системе с индивидуальным логином и паролем;

– просматривать список задач на текущую смену;

– видеть описание каждой задачи;

– видеть срок или приоритет выполнения задачи;

– отмечать задачу как выполненную;

– указывать статус задачи: новая, в работе, выполнена, проблема;

– добавлять комментарий к задаче;

– фиксировать проблему, возникшую во время смены;

– прикреплять фотоотчёт к выполненной задаче;

– просматривать информацию от предыдущей смены;

– заполнять форму передачи смены;

– передавать смену следующему сотруднику;

– просматривать историю собственных смен.

Требования к старшему смены

Старший смены контролирует выполнение задач сотрудниками и проверяет корректность передачи смен.

Система должна предоставлять старшему смены следующие возможности:

– авторизоваться в системе;

– просматривать список активных смен;

– просматривать задачи сотрудников;

– видеть статусы задач;

– видеть выполненные и невыполненные задачи;

– просматривать комментарии сотрудников;

– просматривать прикреплённые фотоотчёты;

– подтверждать выполнение задач;

– возвращать задачу на доработку;

– подтверждать передачу смены;

– фиксировать замечания по смене;

– получать уведомления о проблемных задачах;

– формировать краткую информацию для руководства.

Требования к руководителю / директору

Руководитель использует систему для контроля работы магазина, анализа смен и получения отчетности.

Система должна предоставлять руководителю следующие возможности:

– авторизоваться в системе;

– просматривать панель мониторинга;

– видеть список текущих и завершённых смен;

– просматривать статусы задач по сменам;

– видеть проблемные и невыполненные задачи;

– просматривать историю смен за выбранный период;

– просматривать комментарии сотрудников и старших смены;

– просматривать фотоотчёты;

– фильтровать данные по сотрудникам, сменам, задачам и периодам;

– формировать отчёты за день, неделю или месяц;

– экспортировать отчёты при необходимости;

– анализировать повторяющиеся проблемы;

– контролировать качество выполнения задач.

Требования к администратору системы

Администратор системы управляет пользователями, ролями и справочниками.

Система должна предоставлять администратору следующие возможности:

– авторизоваться в системе;

– создавать пользователей;

– редактировать данные пользователей;

– деактивировать пользователей;

– назначать роли пользователям;

– управлять списком магазинов;

– управлять справочником задач;

– управлять шаблонами смен;

– настраивать права доступа;

– поддерживать актуальность справочных данных.

Требования к задачам

Система должна обеспечивать работу с задачами смены.

Задача должна содержать:

– название;

– описание;

– статус;

– приоритет;

– срок выполнения;

– исполнителя;

– смену, к которой относится задача;

– комментарии;

– фотоотчёт при необходимости.

Система должна позволять:

– создавать задачи;

– назначать задачи сотрудникам;

– изменять статус задачи;

– добавлять комментарии;

– прикреплять фото;

– просматривать историю изменения задачи;

– фильтровать задачи по статусу, сотруднику и смене.

Требования к передаче смены

Система должна обеспечивать цифровую передачу смены между сотрудниками.

Передача смены должна включать:

– список выполненных задач;

– список невыполненных задач;

– комментарии по проблемам;

– фотоотчёты;

– информацию о сотруднике, передающем смену;

– информацию о сотруднике, принимающем смену;

– дату и время передачи;

– статус передачи смены.

Система должна позволять:

– заполнить форму передачи смены;

– сохранить запись передачи смены;

– отправить смену на подтверждение старшему смены;

– принять смену следующим сотрудником;

– просмотреть историю передачи смен.

Требования к отчетности

Система должна формировать отчеты по сменам, задачам и сотрудникам.

Отчеты должны позволять анализировать:

– количество выполненных задач;

– количество невыполненных задач;

– проблемные задачи;

– задачи с комментариями;

– задачи с фотоотчётами;

– работу конкретного сотрудника;

– работу смены за период;

– повторяющиеся проблемы.

Система должна позволять формировать отчеты:

– за день;

– за неделю;

– за месяц;

– по сотруднику;

– по смене;

– по типу задачи;

– по статусу задачи.

Требования к уведомлениям

Система должна поддерживать уведомления для пользователей.

Уведомления должны отправляться при следующих событиях:

– сотруднику назначена новая задача;

– задача возвращена на доработку;

– сотрудник зафиксировал проблему;

– смена передана;

– смена ожидает подтверждения;

– задача не выполнена в срок;

– руководителю доступен новый отчет.

Приоритеты функциональных требований

Высокий приоритет

– авторизация пользователей;

– разграничение прав доступа;

– просмотр задач на смену;

– отметка выполнения задач;

– передача смены;

– подтверждение смены старшим смены;

– просмотр статусов задач руководителем;

– хранение истории смен.

Средний приоритет

– фотоотчёты;

– комментарии к задачам;

– фильтры по сменам и сотрудникам;

– формирование отчетов;

– уведомления о проблемных задачах.

Низкий приоритет

– расширенная аналитика;

– экспорт отчетов;

– гибкая настройка шаблонов задач;

– интеграция с внешними системами.