Описание проекта RetailFlow

Краткое описание

RetailFlow — информационная система для автоматизации передачи смен, фиксации задач и контроля выполнения работ в розничных магазинах.

Проект направлен на цифровизацию процесса передачи смен между сотрудниками. Система позволяет фиксировать задачи, отмечать их выполнение, добавлять комментарии и фотоотчёты, передавать информацию следующей смене и предоставлять руководству прозрачную историю работы магазина.

Проблема

В текущем процессе передача смен выполняется вручную: через бумажные журналы, устные договорённости, блокноты или неструктурированные сообщения.

Такой подход приводит к нескольким проблемам:

– информация между сменами может теряться или искажаться;

– сотрудники записывают только то, что считают важным;

– невозможно точно определить, кто выполнил или не выполнил задачу;

– руководство тратит время на ручную проверку журналов;

– отсутствует единая история смен;

– нет статистики и аналитики по выполнению задач;

– сложно выявлять повторяющиеся проблемы в работе магазина.

Цель проекта

Создать централизованную цифровую систему, которая позволит сотрудникам, старшим смены и руководству работать с задачами и передачей смен в едином пространстве.

Система должна снизить количество ошибок, повысить прозрачность выполнения задач и ускорить контроль со стороны руководства.

Основные задачи проекта

– описать текущий процесс передачи смен;

– выявить проблемы ручного процесса;

– определить роли пользователей системы;

– сформировать функциональные и нефункциональные требования;

– описать целевые процессы TO-BE;

– спроектировать модель данных;

– подготовить техническое задание;

– составить матрицу прослеживаемости требований;

– сформировать user stories и backlog;

– определить приоритеты разработки.

Пользователи системы

Сотрудник магазина

Сотрудник выполняет задачи в рамках своей смены, отмечает выполнение операций, фиксирует проблемы и передаёт смену следующему сотруднику.

Старший смены

Старший смены контролирует выполнение задач, проверяет записи сотрудников, подтверждает передачу смены и фиксирует проблемные ситуации.

Руководитель / директор

Руководитель получает доступ к отчетам, контролирует состояние смен, анализирует выполнение задач и принимает управленческие решения.

Ожидаемый результат

После внедрения RetailFlow процесс передачи смен должен стать более прозрачным, структурированным и управляемым.

Ожидаемые результаты:

– сокращение времени передачи смены;

– снижение количества ошибок и недочётов;

– централизованное хранение истории смен;

– повышение ответственности сотрудников;

– снижение конфликтов между сменами;

– ускорение подготовки отчетов;

– появление аналитики по задачам и сотрудникам.

Моя роль в проекте

В рамках проекта я выступала в роли системного и бизнес-аналитика.

Я анализировала текущий процесс, выявляла проблемы, формулировала цели автоматизации, описывала роли пользователей, готовила требования, проектировала целевые процессы, описывала модель данных, составляла техническое задание, traceability matrix и backlog.