AS-IS: текущий процесс передачи смены
Описание
AS-IS процесс описывает текущий порядок передачи смены в розничном магазине до внедрения системы RetailFlow.
На текущем этапе процесс выполняется вручную и не имеет единого цифрового стандарта. Сотрудники используют бумажные журналы, устные договорённости, блокноты или неструктурированные сообщения. Информация о задачах, проблемах и состоянии магазина фиксируется неполно и зависит от личного подхода сотрудника.
Участники процесса
– сотрудник, завершающий смену;
– новый сотрудник, принимающий смену;
– старший смены;
– директор / руководитель магазина.
Текущий процесс передачи смены
1. Завершение смены сотрудником
Сотрудник завершает рабочую смену и должен передать информацию следующему сотруднику.
Он фиксирует сведения о выполненных задачах, проблемах, состоянии торгового зала, выкладки, чистоты или других рабочих моментах.
2. Запись информации в журнал
Сотрудник делает запись в бумажном журнале, блокноте или другом неформализованном источнике.
Содержание записи зависит от самого сотрудника. Единый шаблон отсутствует, поэтому один сотрудник может описать ситуацию подробно, а другой – указать только часть информации.
3. Устная передача информации
Старший смены или сотрудник, завершающий смену, устно сообщает новому сотруднику основную информацию.
Передаются сведения о:
– невыполненных задачах;
– текущих проблемах;
– состоянии торгового зала;
– замечаниях по выкладке;
– задачах, которые нужно продолжить.
4. Ознакомление нового сотрудника с журналом
Новый сотрудник просматривает журнал или слушает устную передачу информации.
После этого он приступает к работе. При этом часть информации может быть непонятной, неполной или устаревшей.
5. Выполнение задач новой сменой
Новый сотрудник выполняет задачи на основе полученной информации.
Если данные были переданы неполно, часть задач может быть забыта или выполнена с ошибками.
6. Контроль старшим смены
Старший смены контролирует выполнение задач сотрудниками.
Контроль часто выполняется вручную: через личную проверку, уточнения у сотрудников или просмотр записей в журнале.
7. Проверка директором
В конце дня или отчетного периода директор магазина собирает информацию по сменам.
Он просматривает журналы, уточняет сведения у сотрудников и формирует общее представление о выполнении задач.
