Стейкхолдеры P&L Dashboard

Описание

В проекте P&L Dashboard важно разделить пользователей дашборда по их целям, уровню принятия решений и частоте использования.

Изначально в Feature Brief дашборд описан как инструмент для собственника бизнеса. Однако CRM-карточка показывает, что фактическим драйвером проекта является операционный директор Айгуль, так как именно она вручную собирает отчётность и испытывает основную операционную боль.

Поэтому в проекте необходимо учитывать как стратегический сценарий собственника, так и ежедневный операционный сценарий Айгуль.

Основные стейкхолдеры

1. Собственник бизнеса

Собственник является стратегическим пользователем дашборда.

Его основная цель – видеть финансовую картину сети и принимать решения о развитии, оптимизации или закрытии направлений.

Решения, которые принимает собственник:

– какие магазины реально зарабатывают деньги;

– какие магазины убыточны после распределения общих затрат;

– какие категории товаров приносят прибыль;

– какие направления стоит развивать;

– какие магазины или категории нужно оптимизировать;

– стоит ли закрывать убыточные точки.

Частота использования:

– примерно 1 раз в неделю;

– чаще всего перед управленческими встречами или обсуждением операционной модели.

Ценность дашборда:

– единая картина прибыльности бизнеса;

– быстрый доступ к ключевым финансовым показателям;

– возможность принимать решения на основе данных, а не субъективных ощущений;

– прозрачность по магазинам и категориям.

2. Операционный директор Айгуль

Операционный директор является основным операционным пользователем и фактическим драйвером проекта.

Её основная цель – ежедневно контролировать P&L, видеть отклонения, управлять затратами и сократить ручную подготовку отчётности.

Решения, которые принимает операционный директор:

– какие магазины требуют внимания;

– где растут операционные расходы;

– какие точки работают хуже плана;

– какие расходы нужно оптимизировать;

– какие данные нужно уточнить у финансового блока или руководителей магазинов;

– какие проблемы нужно вынести на управленческое обсуждение.

Частота использования:

– ежедневно;

– дополнительно при подготовке к ежемесячной и еженедельной отчётности.

Ценность дашборда:

– сокращение ручной подготовки P&L-отчёта;

– быстрый контроль отклонений;

– доступ к детализации по магазинам;

– возможность оперативно реагировать на проблемы;

– снижение зависимости от Excel и ручного сведения данных.

3. Финансовый директор / финансовый аналитик

Финансовый блок отвечает за корректность финансовой методологии и доверие к данным.

Его основная цель – обеспечить правильность расчётов P&L, маржи, расходов и распределения общих затрат.

Решения и задачи финансового блока:

– согласовать структуру P&L;

– определить формулы расчёта маржи;

– определить правила распределения общих затрат;

– проверить корректность источников данных;

– контролировать расхождения между 1С, Excel и CRM;

– подтвердить, что показатели дашборда соответствуют финансовой логике компании.

Частота использования:

– регулярно при сверке данных;

– перед отчётными периодами;

– при изменении методологии расчётов.

Ценность дашборда:

– единая методология расчётов;

– снижение расхождений в отчётности;

– прозрачность источников данных;

– доверие пользователей к финансовым показателям.

4. Руководитель розничной сети

Руководитель розничной сети использует дашборд для контроля эффективности магазинов.

Его основная цель – видеть, какие торговые точки работают эффективно, а какие требуют операционного вмешательства.

Решения, которые принимает руководитель розницы:

– какие магазины показывают низкую прибыльность;

– какие точки требуют проверки;

– какие магазины имеют высокие операционные расходы;

– где нужно усилить контроль;

– какие практики успешных магазинов можно масштабировать.

Частота использования:

– несколько раз в неделю;

– при подготовке к операционным совещаниям.

Ценность дашборда:

– сравнение магазинов между собой;

– выявление проблемных точек;

– контроль операционной эффективности;

– возможность быстрее реагировать на отклонения.

5. Руководитель категории

Руководитель категории использует дашборд для анализа товарных направлений.

Его основная цель – понимать, какие категории товаров приносят прибыль, какие имеют низкую маржинальность и как меняется спрос по сезонам.

Решения, которые принимает руководитель категории:

– какие категории стоит развивать;

– какие категории нужно сокращать;

– какие товары дают низкую маржу;

– какие категории имеют сезонный рост или спад;

– как скорректировать ассортимент.

Частота использования:

– еженедельно;

– дополнительно при сезонном планировании и анализе ассортимента.

Ценность дашборда:

– анализ маржинальности категорий;

– понимание сезонности;

– оптимизация ассортимента;

– повышение прибыльности товарных направлений.

6. Совет учредителей / инвесторы

Совет учредителей или инвесторы являются эпизодическими пользователями агрегированной отчётности.

Их основная цель – видеть общую финансовую картину бизнеса и принимать стратегические решения.

Решения, которые принимают:

– оценка финансового состояния сети;

– обсуждение убыточных магазинов;

– принятие решений по инвестициям;

– утверждение изменений операционной модели.

Частота использования:

– периодически;

– перед собраниями и стратегическими обсуждениями.

Ценность дашборда:

– агрегированная финансовая картина;

– прозрачность по ключевым показателям;

– возможность обсуждать решения на основе единого источника данных.

Матрица стейкхолдеров

Важное противоречие во вводной

Во вводной есть расхождение между Feature Brief и CRM-карточкой.

В Feature Brief основным пользователем указан собственник бизнеса. При этом в CRM-карточке фактическим ЛПР и драйвером проекта указана операционный директор Айгуль.

Это означает, что у проекта есть минимум два разных сценария использования:

– стратегический сценарий собственника: краткая картина бизнеса, ключевые показатели, решения по магазинам и категориям;

– операционный сценарий Айгуль: ежедневный контроль, детализация, отклонения, причины проблем и сокращение ручной работы.

Если учитывать только собственника, дашборд может получиться слишком агрегированным и не закрыть ежедневную операционную боль.

Если учитывать только Айгуль, дашборд может стать слишком детальным и неудобным для стратегического пользователя.